Asiakirjajulkisuuskuvaus

Jokaisella on oikeus saada tietoa korkeakoulun julkisista asiakirjoista. 

Turun ammattikorkeakoulu ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvauksen Turun ammattikorkeakoulun asiarekisteristä sekä tietovarannoista ja niiden sisältämistä tiedoista. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa tiedon etsimistä ja tietopyyntöjen tekemistä Turun ammattikorkeakoulun julkisista asiakirjoista.   

Osa Turun ammattikorkeakoulun tietovarannoista sisältää tietoa, joka on julkisuuslain (621/1999, 24 §) tai muun lainsäännön perusteella salassa pidettävää. Yksittäistä henkilöä koskevat asiakirjat eivät ole julkisia ja tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain henkilölle itselleen. Toisen henkilön henkilötietoja pyydettäessä on ilmoitettava, mikä lakiin perustuva oikeus pyytäjällä on tietojen saamiseen.

Tietopyynnön tekeminen

Jos haluat saada nähtäväksi tietyn asiakirjan tai osan asiakirjasta, tee tietopyyntö.  Kerro tietopyynnössäsi mahdollisimman tarkasti, mitä tietoa haluat ja mitä asiaa/asiakirjoja tietopyyntö koskee. Kerro myös, miten haluat asiakirjat sinulle toimitettavan. 

Tietopyynnöt voi lähettää Turun ammattikorkeakoulun kirjaamoon joko sähköisesti osoitteeseen kirjaamo@turkuamk.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Turun ammattikorkeakoulu, Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn oikealle taholle.  

Tietopyyntöön vastataan viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa. Mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia tai asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä osia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.

Tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietoja koskevat tietopyynnöt

Tietosuoja-asetuksen (EU2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietoja koskeva tietopyyntö tehdään erillisellä lomakkeella. Katso lisätietoja tietosuojasta.

Asiarekisteri

Turun ammattikorkeakoulu ylläpitää asiarekisteriä vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyvaiheista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisterillä toteutetaan lakisääteistä julkisuusperiaatetta ja varmistetaan tiedon löytyminen. 

Tietoa asiarekisteristä voi hakea esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, kuten asian vireilletulopäivällä tai asiakirjan laatimispäivällä. Asiarekisteri ei ole avoimesti saatavilla.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Turun ammattikorkeakoululle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitamisessa ja muun toiminnan yhteydessä syntyvien tietoaineistojen kokonaisuutta. Jokaisen tietovarannon yhteydessä on kuvattu tietovarannon sisältämät tietoaineistot, keskeiset tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät, esimerkkejä hakutekijöistä sekä kuvaus henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa.
 

Hallintoasioiden ja johtamisen tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Hallintoasioiden ja johtamisen tietovarantoon sisältyy:

  • hallintoasioiden ohjaukseen
  • päätöksentekoon ja johtamiseen
  • turvallisuuteen ja varautumiseen
  • oikeudellisiin asioihin sekä
  • kotimaiseen yhteistyöhön liittyvät tiedot ja asiakirjat. 

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään pääosin asianhallintajärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: päätöksen otsikko tai päiväys (päätökset), kokouksen ajankohta, toimielin tai kokousasian otsikko (kokousasiat) sekä sopimuskumppanin nimi tai sopimuksen otsikko (sopimukset).

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (asianhallinnan tietosuojailmoitus).

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Toiminnanohjauksen tietovarasto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Toiminnanohjauksen tietovarantoon sisältyy:

  • toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja kehittämiseen sekä
  • laadunhallintaan liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan tietoaineistot koostuvat mm. PT-toimintasuunnitelmiin, toimintasuunnitelmiin, kvartaaliraportointiin, arviointeihin (esim. itsearviointi), sisäisiin ja ulkoisiin auditointeihin, palautteisiin, mittareihin, riskienhallintaan, raportointiin ja tilastointiin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista. 

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään pääosin Turun AMK:n intranetissä sekä asianhallintajärjestelmässä. 

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (asianhallinnan tietosuojailmoitus).

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Laadunhallinta

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Henkilöstöhallinnon tietovarantoon sisältyy:

  • henkilöstöasioiden suunnitteluun ja ohjaukseen, 
  • palvelussuhdeasioihin,
  • rekrytointiin,
  • osaamisen kehittämiseen sekä 
  • työsuojeluun, yhteistoimintaan ja työhyvinvointiin liittyvät tiedot ja asiakirjat. 

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään henkilöstöhallinnon tietojärjestelmässä, rekrytointijärjestelmässä, palkanlaskentajärjestelmässä, työajanseurantajärjestelmässä, Turun AMK:n intranetissä sekä asianhallintajärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi ja henkilötunnus tai tehtävänimike, johon rekrytoidaan. 

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (rekrytoinnin tietosuojailmoitus).

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Töihin Turun ammattikorkeakouluun

Taloushallinnon tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Taloushallinnon tietovarantoon sisältyy:

  • talouden suunnitteluun ja seurantaan 
  • kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen 
  • rahoitukseen ja varainhankintaan
  • omaisuuden hallintaan 
  • hankintojen suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään taloushallinnon järjestelmässä, matkanhallintajärjestelmässä, projektisalkunhallintajärjestelmässä, asiakkuuksienhallintajärjestelmässä, kalustonhallintajärjestelmässä, asianhallintajärjestelmässä sekä Turun AMK:n intranetissä. Esimerkkejä hakutekijöistä: kustannuspaikka, tilausnumero, toimittaja, asiakas tai tapahtuman päivämäärä. 

Hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen liittyviä tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, Cloudia-pienhankintajärjestelmässä sekä HILMA-järjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: kilpailutuksen aihe tai ajankohta.

Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (taloushallinnon tietosuojailmoitus).

Koulutuksen tietovaranto

Tietovarannot tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Koulutuksen tietovarantoon sisältyy:

  • opetuksen suunnitteluun ja järjestämiseen 
  • opiskelijahakuun ja -valintaan 
  • opiskelijoihin liittyvät tiedot ja asiakirjat. 

Järjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään pääosin Opintopolku-palvelussa, opintotietojärjestelmässä, verkko-oppimisympäristössä sekä asianhallintajärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: opiskelijan nimi, opiskelijanumero, henkilötunnus, opintojakson nimi tai koulutuksen / hakukohteen nimi.

Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (Turun AMK:n opiskelijat, tietosuojailmoitus).

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan sekä liiketoiminnan tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Kv-liikkuvuuden tietovarantoon sisältyy:

  • kv-liikkuvuuteen liittyvät sopimukset sekä
  • opiskelijoiden ja henkilöstön kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään Turun AMK:n asianhallintajärjestelmässä sekä liikkuvuudenhallintajärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: vaihto-ohjelma, vaihtokorkeakoulu, kohdemaa, lähtömaa, koulutusala tai henkilötunnus.  

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta)

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Tutkimus, kehitys ja innovaatiot

KV-liikkuvuuden tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Kv-liikkuvuuden tietovarantoon sisältyy:

  • kv-liikkuvuuteen liittyvät sopimukset sekä
  • opiskelijoiden ja henkilöstön kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannon tietoaineistoja käsitellään Turun AMK:n asianhallintajärjestelmässä sekä liikkuvuudenhallintajärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: vaihto-ohjelma, vaihtokorkeakoulu, kohdemaa, lähtömaa, koulutusala tai henkilötunnus.  

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (Kansainvälinen liikkuvuustoiminta)

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovarantoon sisältyy:  

  • kirjastotoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
  • kirjastopalveluiden tuottaminen

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarantoon liittyviä tietoaineistoja käsitellään pääosin kirjastojärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä, joilla järjestelmästä voi hakea tietoa: kirjastokortin numero tai henkilötunnus.

Asianhallintaan ja arkistointiin liittyviä asiakirjoja ja tietoja käsitellään Turun AMK:n asianhallintajärjestelmässä sekä intranetissä.

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (Kirjaston asiakkaat ja asianhallinta)

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Kirjasto- ja tietopalvelut

Tietohallinnon tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Tietohallinnon tietovarantoon sisältyy:

  • tietohallinnon kehittämiseen ja ohjaukseen
  • tietojärjestelmien ja laitteistojen asennukseen, käyttöön ja ylläpitoon (sis. käyttöoikeuksien hallinta) sekä
  • tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Tietosuojan ja tietoturvan tietoaineisto koostuu mm. tietoturvaloukkausten ja häiriötilanteiden käsittelystä ja vaikutustenarvioinneista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tikettejä/tukipalvelupyyntöjä käsitellään Service Desk -järjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: tiketin numero tai henkilön nimi. 

Tietojärjestelmien käyttöoikeuksiin liittyviä tietoja käsitellään käyttäjähallintajärjestelmässä. 

Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä tietoja ja asiakirjoja käsitellään pääosin asianhallintajärjestelmässä sekä Turun AMK:n intranetissä. 

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (mm. Service Desk ja muut asiakaspalvelukanavat)

Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Viestinnän ja markkinoinnin tietovarantoon sisältyy:

  • viestinnän suunnitteluun, kehittämiseen ja ohjaukseen 
  • viestinnän toteuttamiseen sekä
  • julkaisutoimintaan liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Viestinnän toteuttamisen tietoaineisto koostuu ulkoisesta viestinnästä, sisäisestä viestinnästä, markkinoinnista, poikkeustilaviestinnästä sekä suhdetoiminta- ja sidosryhmäviestinnästä.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Viestinnän ja markkinoinnin tietoaineistoja käsitellään Turun AMK:n intranetissä, verkkoviestinnän alustoilla, asiakkuuksienhallintajärjestelmässä sekä uutiskirjejärjestelmässä. Esimerkkejä hakutekijöistä: nimi, sähköposti tai ajankohta. Julkaisutoiminnassa hakutekijöitä ovat esimerkiksi kirjoittajan tai julkaisun nimi.  

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa (julkaisut, verkkosivustot, mediaviestintä ja uutiskirjeet)

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Kiinteistö- ja tilahallinnon tietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Tietovarannon tietoaineistot ja käyttötarkoitus

Kiinteistö- ja tilahallinnon tietovarantoon sisältyy:

  • kiinteistöjen käyttöön, ylläpitoon ja palveluihin sekä
  • avaintenhallintaan, kameravalvontaan ja kulunvalvontaan liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarantoon liittyviä tietoja käsitellään pääosin avainhallintajärjestelmässä, kulunvalvontajärjestelmässä, irtaimiston- ja kalustonhallintajärjestelmässä sekä kameravalvontajärjestelmässä.

Esimerkkejä hakutekijöistä: tilan osoite tai nimi, sijainta tai ajankohta (kameravalvonta), nimi tai avain yksilöivänä tunnisteena (avaintenhallinta), nimi, kulkutunnistenumero, ovi tai ajanjakso (kulunvalvonta).

Järjestelmien tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavilla. Tiedot voivat olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Henkilötietojen käsittely tietovarannossa 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä tietovarannossa

Tietovarantoon liittyvät Turun AMK:n verkkosivut

Ota yhteyttä

Asianhallinta- ja arkistopalvelut:
asianhallinta@turkuamk.fi

Tietosuoja